AOPK ČR >> O AOPK ČR >> OP LZZ >> Procesní optimalizace AOPK ČR

Procesní optimalizace AOPK ČR

Procesní optimalizace AOPK ČR, reg. č. CZ.1.04/4.1.00/59.00071

Cíl projektu: zmapování a následná procesní optimalizace činností AOPK ČR s primárním zaměřením na naplnění tzv. národního standardu pro elektronické systémy spisových služeb.

Cílovou skupinou jsou všichni zaměstnanci AOPK ČR (celkem cca 600 osob).

Doba realizace: 1. 7. 2011 – 31. 12. 2013

Celkové náklady projektu: 8 788 000 Kč

Výsledky: V rámci projektu dojde k naplnění legislativní povinnosti vyplývající z novely zákona o archivnictví, provedena procesní optimalizace oběhu dokumentů na AOPK ČR  a návrh technického řešení plnohodnotného elektronického oběhu dokumentů.

Řízení projektu: realizaci projektu zajišťují členové projektového týmu, který je složen z následujících pozic:

Projektový manažer: Ing. Jan Zohorna

Asistent projektu: Ing. Anna Limrová

Technický specialista pro KA 01 – 02 (bezpečnost dat): Ing. Jan Vostatek

Technický specialista pro KA 03 – 04 (spisová služba): Ing. Petr Jiran

Projektový manažer řídí celkovou realizaci projektu a realizační tým, zajišťuje dodržování podmínek právního aktu o poskytnutí dotace. Asistent projektu poskytuje administrativní podporu projektovému manažerovi, dohlíží na dodržování formálních podmínek programu. Techničtí specialisté zodpovídají za věcnou realizaci jednotlivých aktivit, koordinují dodavatele, schvalují výstupy aktivit.

Projektový tým pořádá pravidelné schůzky, kde je řešen postup projektu, případné problémy, projednán plán aktivit, harmonogram aj.

Aktivity projektu:

-       Analýza spravovaných dat a jejich bezpečnostní politiky

-       Návrh a realizace nápravných opatření v rámci bezpečnostní politiky dat AOPK ČR

-       Analýza a návrh optimalizace procesů v rámci spisové agendy

-       Evaluace přínosů digitalizace dokumentů a vypracování nového spisového a skartačního řádu

Průběh projektu:

2011:

-       proběhly přípravné aktivity projektu, zpracování detailního harmonogramu a plánu pracovních činností aj.,

-       založen realizační tým: projektový manažer a technický specialista pro klíčové aktivity spojené s procesem spisové agendy.

2012:

-       zpracovány analýzy procesů spisové agendy v rámci organizace, z nichž vyplynuly požadavky na technické úpravy systému spisové služby,

-       zahájena realizace technických úprav,

-       zapojení asistenta projektu a technického specialisty pro KA 01 – 02 do projektového týmu.

2013:

-       nakoupen potřebný HW a SW pro technické úpravy elektronického systému spisové služby,

-       v 1. polovině tohoto roku provedena rozsáhlá analýza správy dat (jen nálezová databáze AOPK ČR – http://isop.nature.cz – obsahuje více jak 12 mil. záznamů o výskytu rostlin nebo živočichů na území celé ČR s prostorovou lokalizací) s cílem navrhnout opatření pro minimalizaci rizik spojenou s problematikou nakládání dat, jejich zálohováním a zahájena realizace nápravných opatření,

-       všechny provozované aplikace AOPK ČR byly zároveň v 1. polovině roku prověřeny z pohledu bezpečnosti, přičemž je dobrou vizitkou práce interních zaměstnanců AOPK ČR, že jimi vyvíjené aplikace obstály lépe než externě dodávané,

-       31. 3. spuštěn zkušební provoz nové spisové služby,

-       1. 7. 2013 spuštěn provoz nové spisové služby. Upravené nástroje i interní předpisy splňují aktuální legislativní požadavky na tuto oblast, zároveň představují  podporu pro budoucí elektronický oběh dokumentů s efektem finančních úspor a omezením nutnosti tisku většiny dokumentů a tedy i šetrnějším přístupem organizace k životnímu prostředí,

-       provedeno rozsáhlé proškolení nového systému všech zaměstnanců organizace,

-       probíhalo intenzivní ladění jednotlivých aplikací a databází a zapracování připomínek a úprav,

-       došlo k optimalizace oběhu dokumentů v návaznosti na provedené změny spisové služby,

-       proběhl externí audit projektu, v rámci něhož nebyly nalezeny žádné nedostatky v rámci realizace projektu,

-       v říjnu a listopadu 2013 proběhla v rámci projektu veřejnosprávní kontrola ze strany poskytovatele dotace, které neshledala žádné zásadní pochybení.

Současný stav:

Projekt byl ukončen ke dni 31. 12. 2013 splněním všech klíčových aktivit. V současné době je poskytovateli dotace předložena závěrečná monitorovací zpráva, která je v procesu hodnocení. V měsíci červenci proběhne další veřejnosprávní kontrola ze strany Řídícího orgánu programu tj. Ministerstva práce a sociálních věcí. Po schválení závěrečné monitorovací zprávy budu projekt finální uzavřen.

AOPK ČR

Vyhledávání

Regionální pracoviště

Regionální pracoviště
Resort životního prostředí další instituce resortu ŽP
Skrýt